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Modulo Corsi

Inserimento nuovi corsi

Maschera di inserimento dei dati relativi al corso. E’ possibile inserire il Numero del corso, l’Anno dell’attività formativa relativa al corso in questione, la Descrizione , il Numero della convenzione regionale o l’atto di adesione, la Data della convenzione stessa o dell’atto di adesione, la Data dell’inizio e della fine del corso. E’ possibile inserire un corso alla volta confermando i dati inseriti e chiudendo la maschera attraverso il tasto Salva ed Esci, oppure inserire più corsi alla volta “cliccando” sul tasto Salva e mantenendo la maschera aperta per l’inserimento del corso successivo.

Gestione corsi esistenti

Attraverso questa maschera è possibile effettuare la gestione dei corsi inseriti precedentemente. E’ possibile visualizzare e modificare tutti i dati immessi, dal numero di corso alla descrizione e ai dati relativi all’anno di riferimento e alle date di inizio e fine corso. Questo modulo offre inoltre uno strumento in grado di effettuare ricerche in base al numero del corso e permette di escludere dalla ricerca tutti quei corsi chiusi, i quali sono comunque presenti negli archivi, ma che essendo stati già chiusi non possono e non devono essere più modificati. Il programma in questo senso offre un livello di sicurezza elevato, in quanto alla richiesta da parte dell’utente di chiudere un corso, risponde con un messaggio di richiesta di conferma della chiusura, strumento essenziale in quanto i dati relativi ad un corso chiuso non sono più modificabili se non con una successiva riapertura.

Modulo Preventivi

Il preventivo finanziario è forse uno degli aspetti più interessanti trattati dal programma. E’ infatti possibile con poche e semplici operazioni stilare un preventivo finanziario, relativo ad un determinato corso, selezionandolo semplicemente attraverso un menu a tendina e inserendo gli importi relativi ad un determinato sottoconto, semplicemente selezionandolo e premendo il tasto “modifica”. Questa metodologia è stata studiata per incrementare la velocità di compilazione del preventivo stesso, il quale rimane sempre consultabile a video, man mano che le voci vengono compilate e che quindi rimane consultabile e verificabile in ogni momento. Una volta selezionate le diverse voci del piano dei conti, compare la descrizione del tipo di conto che si sta modificando in modo da avere sempre sotto controllo la voce a cui si sta facendo riferimento. Questo modulo, man mano che si inseriscono le voci calcola automaticamente i totali di mastro, facendo la somma dei valori dei sottoconti relativi a quel dato mastro. Inoltre dopo ogni inserimento è possibile avere sotto controllo oltre al totale del mastro, anche il totale dell’intero preventivo.

Modulo Piano dei Conti

Gestione Piano dei Conti

Questo modulo consente di gestire tutta la contabilità relativa alla gestione dei corsi di formazione. E’ stata studiato appositamente per gli enti di formazione regionali e riporta tutti i mastri e i sottoconti necessari alla rendicontazione ufficiale e contabile dell’ente. Le voci presenti sono modificabili ed è possibile inserire dei nuovi mastri e/o sottoconti, nel caso ve ne fosse la necessità.

Inserimento nuovo piano

Questa voce data la sua importanza è riservata all’amministratore o al responsabile dell’ente il quale mediante immissione di una password può abilitare l’inserimento di nuovi mastri e sottoconti. Una volta abilitata la funzionalità, segnalata attraverso un messaggio di conferma, sarà possibile inserire nuovi mastri e nuovi sottoconti nel caso in cui quelli già esistenti non fossero sufficienti o nel caso in cui si avesse la necessità di aggiungere delle voci di a quelli già esistenti.

Modulo Impegni di Spesa

Attraverso questa maschera si accede alla gestione degli impegni di spesa. La tipologia di inserimento dei dati è identica a una prima nota, solo che in questo caso le spese inserite non vanno ad intaccare “lo speso” poiché non è ancora stato effettuato il pagamento. Questo modulo consente di avere in ogni momento una situazione chiara degli impegni già presi (fatture, spese per il personale, tasse ecc) che devono essere ancora pagati dall’agenzia formativa. Una volta effettuato il pagamento, con un semplice click su un bottone, la registrazione dell’impegno di spesa viene spostata sulla prima nota, per evitare all’operatore di dover reinserire i dati.

Modulo Prima Nota

Prima nota

Attraverso questa maschera si accede alla gestione della prima nota. Immediatamente viene data la possibilità di Creare una nuova prima nota o visualizzare le voci di una inserita precedentemente. Nel caso di un nuovo inserimento l’utente ha ampia libertà di decidere sia il numero della prima nota (che viene proposto in automatico progressivo rispetto all’ultimo inserito) oppure di inserire un numero diverso. Stesso discorso va fatto per la data, che viene sempre proposta come quella del giorno, ma che può essere modificata dall’utente al momento della creazione. Una volta creata una prima nota nuova si passa alla maschera dove avviene la vera e propria gestione della stessa. La maschera di visualizzazione della prima nota riepiloga il numero del corso, il mastro, il sottoconto, la descrizione, le entrate le uscite e il numero di protocollo (che in genere fa riferimento al numero della fattura dell’uscita o dell’entrata in questione). Una prima nota può contenere dati relativi a diversi corsi e a diversi conti relativi al medesimo corso.

Inserimento

Premendo il pulsante inserimento, compare una mascherina che permette appunto di aggiungere delle nuove voci alla prima nota corrente. E’ possibile inserire numero del corso, mastro e sottoconto, entrate e uscite e il numero di protocollo, nonchè modalità di pagamento (F24, bonifico, assegno o contanti) numero di conto e banca di appoggio così come prevedono le nuove stampe per gli avanzamenti di spesa e per i rendiconti in itinere e finale. Si noti che la mascherina una volta completato l’inserimento, rimane a video pronta a inserire eventualmente altri dati. Questa possibilità è stata inserita in virtù del fatto che spesso una stessa tipologia di spesa è da riferirsi a più di un corso e quindi mantenendo la maschera attiva si accelerano i tempi di inserimento e si evita di dover far inserire all’operatore gli stessi dati più di una volta.

Modifica

È stata prevista la possibilità di errore nell’inserimento dei dati, ed è per questo che gli stessi dati possono essere modificati una volta inseriti. Dopo aver selezionato la voce e premendo il pulsante di modifica è possibile cambiare tutti i campi descrizione.

Eliminazione

Nel caso in cui la scrittura sia completamente da annullare è possibile eliminare del tutto una voce presente in prima nota attraverso il pulsante “Elimina”. Sarà poi successivamente possibile reinserire una nuova voce che sostituisca quella eliminata. Il programma chiede per sicurezza una ulteriore conferma, prima di procedere all’eliminazione vera e propria.

Modulo Riepiloghi

La maschera è molto simile a quella della prima nota, ha pero carattere riepilogativo e di consultazione dei dati immessi nella prima nota. E’ possibile filtrare per numero di corso per mastro e per numero di sottoconto. E’ sempre possibile visualizzare le statistiche e i totali sia totali che relativi a un determinato corso che relativi a un determinato conto: questo risulta estremamente utile per controllare in qualunque momento di essere all’interno della voce del preventivo.

Modulo Stampe

Tutti i dati inseriti potranno essere stampati in modelli conformi a ciò che richiede la RAS al momento attuale. Il programma è in grado di soddisfare le esigenze di rendicontazione che potrebbero verificarsi in fase di ispezione o di presentazione dei giustificativi. Infatti il Gsc è in grado di stampare i movimenti contabili direttamente sul registro cassa opportunamente vidimato dalla RAS, in formato A3. Si possono ottenere diverse stampe:

In particolare il programma consente di stampare i giustificativi di spesa, le schede relative all’attività formativa e il consuntivo in itinere per i monitoraggi bimestrali, per gli stati di avanzamento di spesa da inviare al SIL Sardegna, e per la verifica finale, per consentire una più rapida ispezione da parte della IZI società esterna di rendicontazione.